به منظور طبقه بندی و کنترل دقیق فعالیت های یک موسسه اقتصادی، اطلاعات فعالیت های آن موسسه تحت عناوینی دسته بندی می شوند که به آنها حساب می گویند. بر این اساس برای حسابداری فعالیتها نیاز به یک فهرست منظم از حسابها داریم که به آن کدینگ حساب می گویند. برای این منظور، ابتدا فهرستی از حسابهای مورد نیاز تهیه شده و بر اساس اصول حسابداری به این حسابها یک کد اختصاص می یابد.
کد گذاری حسابها معمولا در 3 سطح انجام می شود که بسته به نیازهای موسسه این سطوح قابل افزایش است. این سطوح به ترتیب، گروه حسابها، حسابهای کل و حسابهای معین می باشند. تعداد ارقام گروه حساب معمولا 1 رقمی، حسابهای کل 2 رقمی و حسابهای معین 4 رقمی می باشد. (البته این یک پیشنهاد است و اجباری در این اعداد نیست.) بنابراین بر اساس کد حساب معین می توان به حساب کل و گروه حساب آن پی برد.
حسابها معمولا شامل 9 گروه اصلی می باشند:
گروه حسابها
|
کدینگ
|
عنوان
|
|
1
|
دارایی های جاری
|
|
2
|
دارایی های ثابت (غیر جاری)
|
|
3
|
بدهی های جاری
|
|
4
|
بدهی های بلندمدت
|
|
5
|
سرمایه
|
|
6
|
درآمدها
|
|
7
|
بهای تمام شده
|
|
8
|
هزینه ها
|
|
9
|
حسابهای انتظامی
|
نکته: بعضی از حسابداران، حسابها را به 6 یا 7 گروه تقسیم می کنند مثلاً گروه "دارایی" را با کد 1 تعریف می کنند سپس حساب "دارایی های جاری" را با کد 11 و حساب "دارایی های ثابت" را با کد 12 در ذیل آن تعریف می کنند. همچنین گروه "بدهی ها" را با کد 2 تعریف نموده و در ذیل آن، حسابهای "بدهی های جاری" با کد 21 و "بدهی های بلند مدت" با کد 22 را تعریف می کنند. و سایر گروه ها به ترتیب 3، 4، 5 و ... خواهد شد. اما معمولاً "حسابهای انتظامی" در همان کد 9 معرفی می شود. البته همه این موارد اختیاری است.
حساب کل
هر یک از 9 گروه بالا به زیرگروه هایی تحت عنوان حساب کل تقسیم می شوند مثلا گروه دارایی های جاری می تواند شامل حسابهای کل به شرح زیر باشد:
|
کدینگ
|
عنوان
|
|
101
|
موجودی نقد و بانک
|
|
102
|
حسابها و اسناد دریافتنی
|
|
103
|
موجودی مواد و کالا
|
|
104
|
سفارشات و پیش پرداختها
|
نکته: همانطور که اشاره شد در کدهای بالا 1 رقم اول متعلق به گروه حساب و 2 رقم بعدی برای حساب کل است مثلا حساب موجودی نقد و بانک با کدینگ 101، متعلق به گروه دارایی های جاری می باشد. حال اگر کد حسابی به شکل 201 باشد این حساب متعلق به گروه دارایی های ثابت می باشد.
حساب معین
حال می توان هر حساب کل را نیز به زیر گروه هایی تقسیم بندی کرد، به این زیرگروه ها حساب معین می گویند. مثلا برای حساب موجودی نقد و بانک، حسابهای معین به شرح جدول زیر است:
|
کدینگ
|
عنوان
|
|
1010001
|
موجودی نزد بانکها
|
|
1010002
|
موجودی نزد صندوق
|
|
1010003
|
موجودی نزد تنخواه گردان
|
|
1010004
|
اسناد و اوراق بهادار نزد صندوق
|
نکته: 3 رقم اول متعلق به حساب کل و 4 رقم بعدی متعلق به حساب معین می باشد.(همانطور که اشاره شد در حساب کل نیز 1 رقم اول برای گروه و 2 رقم بعدی مرتبط با حساب کل است.)
نکته: معمولا حساب معین آخرین سطح حسابها می باشد و از کد حساب معین در ثبت سند حسابداری استفاده می شود. اما در برخی سیستم ها می توان حسابها را باز هم به حسابهای جزیی تر مثل تفصیلی ها تفکیک نمود.