یکی از مسائلی که هنگام حسابداری هزینه ها با آن مواجه می شویم تفکیک و دسته بندی درست کالا و خدمات است. این مهم، کمک زیادی به اخذ گزارش های صحیح از سیستم حسابداری می نماید. در ادامه به تعریف کالا و خدمات و بررسی تفاوت های آنها پرداخته و مثال هایی از انواع کالا و خدمات ارائه می کنیم.
تعریف کالا
کالا شیئی ملموس و قابل رویت است که می توان آن را از بازار جهت مصرف یا فروش تهیه نمود. یک ویژگی مهم کالا، قابلیت انباشت و ذخیره سازی برای استفاده های بعدی است. بنابراین مداد، خودکار، کیف، کفش، آجر، گچ، سیمان، نوشابه و نان کالا هستند.
تعریف خدمات
کالایی غیر فیزیکی، ناملموس و نامرئی است که در همان لحظه ی تولید، عرضه شده و ارزش افزوده تولید می کند. لذا قابلیت انباشت و ذخیره سازی ندارد ولی اثر آن قابل نگهداری است. مثلاً تایپ کردن، آموزش و تعلیم، کارهای فنی و مهندسی بعنوان خدمت معرفی می شوند. در یک پروژه ساختمانی، بنّایی یک خدمت است که مثلاً منجر به تولید دیوار می شود. ما بنّا را به خدمت می گیریم تا دیواری را بسازد در واقع ما خدمت این شخص را خریداری می کنیم و خود شخص همان روز یا چند روز بعد از اثری که تولید کرده جدا می شود.
نحوه تفکیک کالا و خدمات
در مشاغل بازرگانی و تولیدی بیشتر تمرکز بر روی کالاها و خدماتی است که شرکت یا فروشگاه در حال خرید و فروش و یا تولید و ارائه آنهاست و سایر خدمات خریداری شده معمولاً بعنوان هزینه ثبت می شوند. اما در کارهای پیمانکاری و ساختمان سازی با تعداد قابل توجهی کالا و خدمات سر و کار داریم. اگر در حسابداری این مشاغل صرفاً از سیستم حسابداری و سند حسابداری دستی استفاده کنیم می توانیم خدمات را بعنوان هزینه ثبت نموده و گزارش های مورد نیاز را اخذ کنیم. اما اگر بخواهیم از سیستم خرید و تدارکات و صورت هزینه ها استفاده نماییم لازم است که کالا و خدمات را به صورت دقیقتر برای سیستم تعریف نماییم.
بنابراین هنگام کار با نرم افزار، با توجه به تعاریف بالا، هر شی فیزیکی و قابل انباشت را بعنوان کالا معرفی کرده و سایر موارد و هزینه های انجام شده را بعنوان خدمت تعریف می کنیم. بر این اساس، جایگاه بسیاری از کالاها و خدمات کاملاً مشخص هستند مثلاً، آجر، گچ، سیمان، ماسه، سیم، لوله و ... کالا هستند. همچنین بنّا، آرماتور بند، سیمانکار، مهندس ناظر، نصب آسانسور، حمل، بارگیری، تخلیه، کارگر، شارژ اینترنت و موبایل، هزینه جواز، آموزش و پرورش، آتش نشانی جزء خدمات هستند.
اما همیشه هم کار به این سادگی نیست. مثلاً نوشیدنی یا ناهاری که برای کارگران خریداری می شود در کدام قسمت باید ثبت شود؟ هم نوشیدنی و هم غذا هر دو ملموس و قابل رویت بوده و بعنوان کالا شناخته می شوند. یا مثلا هزینه هایی که ترکیبی از کالا و خدمات هستند و پرداخت آنها با هم انجام شده و تفکیک هزینه ی آنها برای حسابدار مشخص نیست در کدام قسمت باید ثبت شوند؟ مثلاً خرید سی دی و رایت آن. سی دی یک کالا است و رایت سی دی یک خدمت.
بعنوان یک راهکار، تعاریف بالا را کمی تغییر می دهیم و پیشنهاد می کنیم اگر در موردی دچار تردید شدید، بررسی کنید آیا آن مورد برای شما قابلیت انباشت دارد یا نه؟ یعنی آیا شما (در موقعیت و شغل فعلی) نیاز دارید موجودی آن کالا و میزان ورود و خروج آن را به انبار بدانید یا نه؟ مثلاً نوشیدنی قطعاً قابلیت انبار شدن دارد ولی برای ما (بعنوان پیمانکار) صرفاً یک هزینه است و قصد انبار کردن آن را نداریم پس می توانیم آن را در قسمت خدمات و هزینه ها تعریف کنیم یا لوازم التحریر، اگر لوازم التحریر را به صورت عمده خرید می کنید و نیاز دارید هر لحظه موجودی آن را بدانید پس آن را بعنوان کالا تعریف کنید ولی اگر نیازی به دانستن موجودی انبار این کالا ندارید آن را در قسمت خدمات و هزینه ها تعریف کنید. بویژه اگر چند قلم لوازم التحریر با قیمت های ناچیز باشد مثلاً خرید 1خودکار، 1مداد و 1دفتر که کل هزینه آن با هم پرداخت شده و تفکیک هزینه برای حسابدار قابل انجام نیست. برای هزینه های ترکیبی مانند خرید سی دی و رایت آن، اگر قابلیت تفکیک آنها وجود ندارد و همچنین مبلغ آنها ناچیز است این موارد را بعنوان خدمات و هزینه معرفی نمایید.
بدیهی است که هر چقدر تفکیک کالا و خدمات به درستی انجام شود گزارش ها و خروجی های صحیح تری از نرم افزار اخذ خواهد شد.
در نرم افزار حسابداری ممیز امکان ثبت تعداد و مقدار هم برای کالاها و هم برای خدمات وجود دارد. مثلاً شما تعداد نوشیدنی خریداری شده یا تعداد غذای خریداری شده و ... را می توانید گزارشگیری نمایید.
دانلود رایگان نرم افزار حسابداری پیمانکاری و ساختمان سازی ممیز