در مقالات قبلی مفهوم تفصیلی و تفصیلی شناور مورد بررسی قرار گرفت. در اینجا به کاربرد تفصیلی های شناور در ردیفهای سند حسابداری می پردازیم.
تعداد تفصیلی های شناور در سند حسابداری
تعداد تفصیلی های مورد نیاز در یک سند حسابداری تا حدود زیادی به نیازهای مدیریت و گزارش های مورد نیاز سهامداران یا ذینفعان بستگی دارد. مثلاً ممکن است یک شرکت پیمانکاری صرفاً به 2 تفصیلی شناور نیاز داشته باشد اما شرکت پیمانکاری دیگر با 4 یا 5 تفصیلی شناور کار کند.
به طور کلی با توجه به نوع کسب و کار، ممکن است برای هر ردیف سند حسابداری به 1 تا 5 تفصیلی شناور نیاز باشد. معمولاً مشاغل بازرگانی و فروشگاه ها به یک تفصیلی شناور در هر ردیف سند نیاز دارند اما مشاغل خدماتی و پیمانکاری به تعداد بیشتری تفصیلی شناور نیاز دارند. مشاغل مرتبط با پروژه های ساختمانی و پیمانکاری ممکن است تا 5 تفصیلی برای هر ردیف سند نیاز داشته باشند. به مثال زیر که مربوط به یک شرکت عمرانی است توجه کنید:
- آقای نمازی به عنوان پیمانکار کاشی کاری در پروژه گلستان مشغول به کار است.
- پروژه گلستان شامل دو کارگاه مجزا تحت عنوان بلوک 1 و بلوک 2 می باشد. ایشان در بلوک 1 مشغول است.
- قرارداد فعلی آقای رضوی قرارداد 4507 باشد و قبلاً دو قرارداد دیگر به شماره های 3915 و 4195 نیز با ایشان بسته ایم.
در صورتیکه ما بعنوان کارفرما بخواهیم کارکرد پیمانکار را در یک حساب هزینه و میزان طلب پیمانکار را در یک حساب بدهی ثبت کنیم، به منظور گزارشگیری از حساب هزینه و بدهی مذکور به تفکیک شخص، پروژه، کارگاه و قرارداد، به 4 تفصیلی شناور شامل، نام شخص، پروژه، کارگاه، قرارداد نیاز داریم. یعنی باید بتوانیم از مانده و گردش حساب شخص به صورت سرجمع در همه پروژه ها، به تفکیک پروژه ها، به تفکیک کارگاه، به تفکیک قرارداد و همچنین مانده و گردش حساب در قراردادهای یک پروژه و کارگاه های یک پروژه گزارشگیری نماییم.
به طور کلی نرم افزار حسابداری باید بتواند گردش حسابها در هر یک از تفصیلی های شناور و همچنین هر تفصیلی نسبت به تفصیلی دیگر گزارش دهد.
در حالت های دیگر ممکن است به 5 تفصیلی شناور برای هر ردیف سند نیاز باشد. مثلاً اگر بخواهیم میزان هزینه دستمزد و مطالبات یکی از رانندگان که بر روی یکی از ماشین آلات سنگین ما کار می کند را به تفکیک پروژه، کارگاه، قرارداد با کارفرما و راننده و نام ماشین داشته باشیم، به 5 تفصیلی شناور در هر ردیف سند نیاز خواهیم داشت.
در نرم افزار حسابداری پیمانکاری ممیّز امکان ثبت 5 تفصیلی شناور برای هر ردیف سند وجود دارد.